Une journée d’audit Qualiopi en présentiel – comment ça se passe ?
- Boite à Form
- 26 août
- 4 min de lecture
Dernière mise à jour : 5 sept.
C'est une des premières questions que l'on me pose en conseil Qualiopi : Comment se passe un audit qualiopi ?
L’audit Qualiopi est souvent source d’appréhension pour les organismes de formation… et pourtant, bien préparé, il peut se dérouler dans une ambiance constructive, fluide et (presque) sereine.
Je vous livre ici quelques informations concernant cette journée particulière, en tant qu'auditeur :
1. Soignez l’arrivée de l’auditeur
Cela peut paraître évident, mais l’accueil joue un rôle clé. Un sourire, un café ou un verre d’eau, et surtout le sentiment que l’auditeur est attendu, mettent tout le monde dans de bonnes dispositions. Cela montre votre sérieux, votre sens de l’organisation et votre volonté de transparence.
2. Préparez une pièce dédiée, au calme (où que vous soyez)
Un audit Qualiopi n’exige pas forcément de se dérouler au siège social de votre organisme. Il peut avoir lieu :
dans vos bureaux habituels,
dans un espace loué pour l’occasion,
dans un espace de coworking,
voire, de façon très pragmatique, dans votre salon si vous êtes en télétravail ou travailleur indépendant.
L’essentiel est que la pièce soit calme, isolée, sans passage fréquent, et suffisamment confortable pour accueillir un échange de plusieurs heures.
Pensez à :
prévoir une table de travail,
un accès au Wi-Fi,
tous les documents nécessaires à portée de main,
et si possible, un double écran : cela facilite grandement la consultation de vos dossiers tout en maintenant la fluidité des échanges.
3. Réunion d’ouverture : pour définir le cadre de l'audit Qualiopi
La journée commence toujours par une réunion d’ouverture :
L’auditeur se présente et précise son rôle ;
Il rappelle le périmètre de l’audit (actions, modalités, typologies, déroulement de la journée...) ;
Il explique le fonctionnement de l’audit et répond à vos premières questions.
C’est également pour vous le moment idéal pour présenter votre organisme : contexte, fonctionnement, positionnement pédagogique, spécificités... Cela permet à l’auditeur de comprendre vos choix et votre logique de travail.
4. Déroulement des indicateurs et analyse documentaire
L’auditeur procède ensuite à l’examen des indicateurs du Référentiel national qualité (les fameux 32 indicateurs répartis en 7 critères).Il s’appuie sur :
les documents mis à disposition sur site ;
votre site internet/moyen de diffusion
Le déroulé dépend de chaque auditeur : la plupart des auditeurs suivent l’ordre strict des indicateurs, d’autres écrivent leur rapport au fur et à mesure des informations récoltées.
5. Pause déjeuner : optimisez ce moment
La pause de midi est souvent sous-estimée. Je vous conseille de :
prévoir un déjeuner ou au minimum des options claires à proximité pour l'auditeur ;
rester sur place, car ce temps peut être mis à profit pour corriger ou ajuster certains documents, ou encore revenir sur des process discutés dans la matinée.
Certaines non-conformités peuvent être levées immédiatement, si les preuves sont apportées dans la journée.
6. Réunion de clôture : bilan et corrections
En fin de journée, l’auditeur vous présente ses constats :
Conformités,
Points forts,
Points à surveiller,
Non-conformités (mineures ou majeures).
C’est votre dernier temps d’expression : vous pouvez fournir des éléments complémentaires, proposer des ajustements, ou expliquer certains points encore flous.
7. Rapport d’audit et traitement des NC
Un rapport d’audit vous est transmis dans les jours suivants. Vous devrez, si besoin :
traiter les non-conformités mineures dans un délai de 30 jours ;
lever les non-conformités majeures dans un délai pouvant aller jusqu’à 90 jours (ou plus selon les cas).
Ces éléments conditionnent la délivrance de votre certification.
8. Anticipez dès maintenant l’audit de surveillance
L’audit initial est suivi, dans un délai de 14 à 22 mois, d’un audit de surveillance. Celui-ci vérifie que vous avez maintenu et fait vivre les engagements qualité. Le plus souvent, il se déroule à distance.
9. Ne soyez pas sur la défensive
Nous le verrons lors du conseil suivant, mais écoutez, et prenez des notes tout au long de l'audit.
Aussi, prenez le temps d'écouter, et surtout ne soyez pas sur la défensive. De nombreuses remarques et questions surgiront lors de l'audit, et, le stress aidant, il arrive que des organismes de formation perdent leur moyen et tentent de justifier ou contredire à tout prix.
10. N’oubliez pas l’indicateur 32 : notez les remarques en amélioration continue
Tout au long de la journée, prenez des notes, identifiez les ajustements, les questions soulevées, les bonnes idées échangées.
Attention, un auditeur ne peut en aucun cas conseiller, ni apporter des solutions, il est là pour constater votre fonctionnement, c'est tout. Ceci dit, beaucoup d'auditeurs, dans la façon dont ils posent les questions, vous donnent même sans le vouloir des indices importants.
Consignez tout cela dans le tableau d’amélioration continue lié à l’indicateur 32. C’est une preuve précieuse de votre capacité à analyser, corriger et progresser — exactement ce que Qualiopi valorise.
En tant qu'auditrice, j'apprécie que les organismes de formation entendent les questions que je pose et réfléchissent immédiatement à une solution ou une piste d'amélioration.
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